「先生や看護師さんに、なんとなく軽く見られている気がする」「報告しても話を聞いてもらえない」チームの一員として扱われていない感じがして、何か伝えようとするとめんどくさそうにされることに悩んでいる人もいるはずです。

この記事を読むと、こんなことが分かってくるはずです。

  • 医師・看護師に「この人は使える」と思われる報告の仕方
  • 「事務なのに頼りになる」と言われるようになった連携のコツ
  • 空気を読まなくていい「構造的な伝え方」
  • 忙しい朝・機嫌が悪い日など、シチュエーション別の連絡方法
  • 信頼を積み上げるための毎日の小さな行動

結論から言うと、医師や看護師に信頼されるかどうかは、仕事の速さより「伝え方の構造」で決まります。伝え方を変えるだけで、職場での立ち位置が変わります。

今やること次に医師へ伝える時、結論を先に1文で言ってから中身を足す。
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医療事務が「軽く見られている」と感じる本当の原因

入職して数年、私が悩んでいたのは職場の空気でした。

先生に話しかけようとすると「今忙しい」と言われる前に手で制される。看護師さんに確認を取ろうとすると「そのくらい自分で判断して」と返される。

返ってきたのは、めんどくさそうな表情でした。「医療事務って、チームとして必要とされていないのかも」と思い始めていました。

総合病院で10年以上働く中で、最初の3年はずっとこの感覚と戦っていました。朝6時に起きて、片道50kmの道のりを高速で1時間。

それだけ通って来ているのに、職場では透明人間のような扱いをされている気がしました。

でも、ある時はっきり気づきましたね。問題は私が「邪魔者」だからではなく、伝え方が「邪魔なタイミング」で「邪魔な形式」だったからです。

変えた点は、タイミングと形式だけ。それでも反応はガラッと変わります。次の章から、その具体的な変え方を順番に説明します。

医師が「この事務さん、助かる」と思う瞬間

10年働いて、先生たちが何を嫌がって何を助かると感じているかがわかってきました。

嫌がられる伝え方 助かると言われる伝え方
「〇〇のことなんですが、実は…」と前置きが長い 「△△患者様、病名追加OKですか？YES/NOで返信ください」
診察中の先生に「ちょっといいですか」と声をかける 電子カルテのメッセージに要件だけ入れる
「どうすればいいでしょうか？」と全部聞く 「〇〇と思いますが合っていますか？」と確認する
複数の案件を一度に話す 1件ずつ、1文でまとめる

一番大きかったのが聞き方です。「どうすればいいですか？」から「〇〇と思いますがいいですか？」に変えました。医師は一日に何百の判断をしています。

効く質問は、確認するだけのものです。「考えさせる質問」より、こちらの方が、圧倒的に返事が速くなりました。

NG例 / OK例

NG例「先生、お疲れさまです。あのー、田中様の件なんですけど、今日の診察で病名が増えたんですが、これカルテに追加した方がいいのかどうかちょっと迷ってまして…」

OK例「田中様、病名『高血圧症』追加でよろしいですか？YES/NOで返信ください」

同じ内容でも、所要時間は前者が30秒、後者は3秒です。先生の判断負荷も10分の1です。

医療事務が知っておきたい、シチュエーション別の医師への伝え方

「いつもの伝え方」が通用しないこともありますよね。状況に応じて、伝える手段とタイミングを少しずつ調整します。

シチュエーション 伝え方のコツ
朝の外来開始直前 緊急以外は電子カルテメッセージへ。声かけは避ける
診察中、次の患者を待つ間 カルテを閉じた一瞬の隙のみ。1文で完結させる
救急対応中 一切声をかけない。落ち着いてから一括で渡す
機嫌が悪そうな日 対面を避け、文字で「YES/NO質問」のみ送る
退勤直前 翌日でいい案件は翌日に。緊急のみメッセージ

「機嫌が悪そうな日」は、私が一番大事にしている判断軸です。人間なので、誰でも調子の悪い日があります。その日は対面でのやりとりを最小化し、文字に逃がす。

これだけで余計な摩擦が消えます。

看護師さんに「この事務さんは信頼できる」と思われること

看護師さんとの連携で、私が最も意識していたのは「余計な仕事を作らないこと」でした。

看護師さんの1日は、医師の指示対応・処置・患者さんの状態確認と、常に複数のことを同時にこなしています。

その中で医療事務からの確認依頼。一番困る依頼が「何を確認してほしいのかわからない」ものでした。

困る依頼の例 改善した伝え方
「田中さんのことなんですが…」 「田中さん（12号室）の血圧の記録時刻、確認お願いできますか？」
「先生に確認してほしいことがあって…」 「外来管理加算の算定について、先生に確認いただけますか？YES/NOで大丈夫です」

伝え方は、「名前・内容・必要なアクション」を最初の一文に全部入れると、相手が「次に何をすればいいか」をすぐ理解できます。

看護師さんへの依頼で使える1文テンプレ

「【患者さん名（病室・受付番号）】の【内容】、【お願いしたいアクション】お願いできますか？」

このテンプレ1個だけ。それでほぼ全ての依頼が伝わります。複雑なものでも、まずこの1文を冒頭に置き、詳細は後ろに足すだけです。

「事務なのに頼りになる」と言われた出来事

忘れられない日があります。入職6年目の頃、救急対応が重なってカルテの処理が大量に積み上がった日がありました。

私はその日、「先生方が後で判断しなければいけない案件」を全部リストアップして、「確認が必要な患者さん一覧」を1枚の紙にまとめて、診察の合間に先生の手元に置いたことです。

ほんの15分の作業でした。

うれしかったですね。その日の夕方、担当の先生から「あのリスト、すごく助かった。どこに頼めばいいかわかりやすかった」と言ってもらえました。その一言で、仕事の進め方が変わりました。

「事務は処理するだけ」ではなく「先生が動きやすい状態を作ることも仕事のひとつ」と思い始めた瞬間でした。

それから、私の中で一つのルールができました。

大事なのは相手の視点。「自分のためのリストは作らない。先生・看護師さんが動きやすくなるリストだけ作る」このルールに切り替えただけで、職場での扱われ方が明らかに変わりました。

医療事務が信頼を積み上げる、毎日の小さな習慣

大きな貢献より、小さなことを毎日。そのほうが信頼は積み上がります。次の5つは、どれも今日から始められる習慣です。

行動 効果
先生へのメッセージは1件1文にまとめる 連絡が簡潔でわかりやすい人、と覚えてもらえる
確認待ちの案件は必ずリマインドする 「抜けがない人」だと信頼される
看護師さんへの依頼には必ず「名前・内容・アクション」を入れる 「依頼が明確な人」だと覚えてもらえる
間違えたらすぐ謝って修正する 「誠実に動く人」という信頼が積み上がる
締切前日には必ず一声リマインド 「忘れない人」として記憶される

どれも特別なスキルは要りません。「伝え方の習慣」を変えるだけです。

元採用担当として見ていた「信頼される事務」の共通点

3年間、元採用担当として面接にも関わっていました。「現場で先生・看護師から信頼されている事務」には、共通する特徴があります。

  • 質問が短い
  • 依頼が明確
  • リマインドを忘れない
  • 自分の判断を一言添える
  • 間違いを隠さない

逆に、能力は高いのに浮いている事務。たいてい伝え方が長く・複雑で・相手の時間を奪う形式になっていました。能力ではなく、形式の問題です。

よくある質問（FAQ）

Q. 先生に話しかけるタイミングがわかりません

タイミングとして最も向いているのが、診察と診察の間の15〜30秒です。カルテを閉じた瞬間がサインです。それ以外の場合は、電子カルテのメッセージ機能を使う方が邪魔になりません。

Q. 看護師さんと仲良くなれなくて孤立しています

仲良くなることと、信頼されること。これは別のものです。仲良くなれなくても「この人の依頼は明確でわかりやすい」の評価は積み上がります。まず「仕事の伝え方」を整えることが先です。

Q. 先生に対して緊張してしまい、うまく話せません

緊張するなら話さなくて大丈夫ですよ。電子カルテのメッセージ機能を使って「YES/NOで返信ください」と書く形にすれば、直接話す必要がなくなります。

緊張をなくすより、緊張しなくていい仕組み。そこを作る方が現実的です。

Q. 報告が後回しにされて困っています

効くのは期限です。「今日中に確認が必要です」と添えて送ってください。「確認お願いします」だけでは優先度が伝わりません。

「レセプト提出まで〇日なので、今日中にご確認いただけますか」の一文で、緊急度がはっきりします。

Q. 医療事務は医師や看護師より立場が下なのですか？

役割が違うだけ。立場が上下にあるわけではありません。ただ、現場では「経験が長い人・専門性が高い人」の発言が重視されやすいのは事実です。

立場を変えようとするより「この人の仕事は助かる」という評価を積み上げる方が、現実的に職場が動きやすくなります。

Q. フルリモートで算定業務をしている場合も同じことが言えますか？

言えます。リモートでは対面のコミュニケーションがない分、文字での伝え方の比重がとても大きいものです。

「名前・内容・必要なアクション」を1文に入れる習慣は、チャットやメールでも同じように機能します。むしろリモートの方が「形式の良し悪し」がはっきり評価に表れるものです。

伝え方を変えるところ

  1. 信頼されるかどうかは仕事の速さより「伝え方の構造」で決まる
  2. 医師への確認は「YES/NOで答えられる形」に変えるだけで返信速度が劇的に上がる
  3. 看護師への依頼は「名前・内容・必要なアクション」を最初の一文に入れる
  4. シチュエーション別に「対面 / 文字」を使い分けると摩擦が消える

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著者プロフィールゆう｜医療事務10年以上・現フルリモート
総合病院で10年間医療事務を務めました。「事務は黙って処理してればいい」という空気の中にいた時期があります。伝え方を変えてから、職場での動き方が全然変わりました。現在はフルリモートで算定業務をしながら、3人の子どもを育てています。
Instagram: @iryo_jimu

最終更新日：2026年6月20日